BDIDU Blog Actualités juridiques Droit Immobilier et Droit de l'Urbanisme par Christophe Buffet Avocat Spécialiste en Droit Immobilier et Droit Public Tél. 02 41 81 16 16

Question écrite : 

M. Yves Détraigne souhaite appeler l'attention de Mme la garde des sceaux, ministre de la justice sur le droit d'accès des copropriétaires aux feuilles de présence. Ces documents, annexés aux procès-verbaux des assemblées générales, comportent les noms et adresses des copropriétaires présents ou représentés ainsi que les noms et adresses des mandataires.
En application des articles 17 et 33 du décret n°67-223 du 17 mars 1967 pris pour l'application de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 fixant le statut de la copropriété des immeubles bâtis, le syndic a l'obligation de les délivrer à tout copropriétaire qui en fait la demande. Aucune disposition n'autorise le syndic à apprécier l'utilité ou la légitimité de la communication demandée, ni à se prévaloir d'une éventuelle expiration du délai accordé aux copropriétaires pour contester les décisions de l'assemblée générale (Cour de cassation, chambre civile 3 du 18 décembre 2001, 00-14.110 et du 28 février 2006, 05-12.992).
Il semble toutefois que certains syndics invoquent, depuis 2018, le nouveau règlement général sur la protection des données (RGPD) pour refuser la communication des feuilles de présence. Or, le RGPD n'a apporté aucune modification sur ce point : un responsable de traitement n'a pas à recueillir le consentement des personnes lorsqu'il est soumis à une obligation légale.
En outre, le décret n° 2019-650 du 27 juin 2019, postérieur au RGPD, a modifié de nombreux articles du décret du 17 mars 1967, notamment les articles 14 et 17, sans restreindre le droit d'accès aux feuilles de présence.
Il semblerait donc que la jurisprudence, antérieure au RGPD, selon laquelle le syndic ne peut pas refuser de délivrer copie de la feuille de présence en arguant du respect de la vie privée, doive continuer à s'appliquer (CA Chambéry, 1ère ch., 24 avr. 2008, SAS Urbania Tarentaise c/ SCI E. Edelweiss ; Cour d'appel, Rennes, 4ème chambre, 6 Juin 2013, n° 11/07662 ou encore TGI Paris, réf., 9 mars 2017, n° 17/51492).
D'après l'association des responsables de copropriété, cette position a été confirmée par la commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL), autorité indépendante protectrice des données personnelles. En outre, l'union des syndicats de l'immobilier (UNIS) a rappelé, le 13 septembre 2018 dans un document intitulé « l'application du RGPD aux syndics », que le RGPD ne modifiait en rien les obligations du syndic en matière de communication des feuilles de présence : « le syndic doit délivrer la copie de la feuille de présence demandée par un copropriétaire, ce dernier n'étant pas tenu de motiver sa demande ». L'UNIS indique également que l'arrêt précité de la Cour d'appel de Rennes du 6 juin 2013 est toujours applicable dans le contexte RGPD.
En conséquence, ce règlement communautaire ne saurait faire échec à l'établissement, la conservation et la communication des feuilles de présence dès lors que ces documents répondent à une obligation réglementaire qui incombe au syndic. Aussi, il lui demande si elle confirme cette analyse.

Réponse du Ministère de la justice

La feuille de présence doit, aux termes de l'article 14 du décret n° 67-223 du 17 mars 1967, indiquer les noms et domicile de chaque copropriétaire présent physiquement ou représenté, participant à l'assemblée générale par visioconférence, audioconférence ou un autre moyen de communication électronique, ou ayant voté par correspondance. Elle indique également pour chaque copropriétaire le nombre de voix dont il dispose. Elle est émargée par chaque copropriétaire présent physiquement ou son mandataire, puis certifiée par le président de séance, et peut être librement consultée au cours de l'assemblée générale (Cour d'appel de Paris, 1ème chambre, section A, 24 mars 1987, n° RG 86/13859).  Le procès-verbal des décisions précise quant à lui uniquement les noms et nombre de voix des copropriétaires qui se sont opposés, abstenus ou qui sont assimilés à un copropriétaire défaillant, en application du deuxième alinéa de l'article 17-1 A de la loi du 10 juillet 1965 (copropriétaire ayant voté par correspondance en faveur d'une résolution qui a été amendée en cours d'assemblée générale). En application du deuxième alinéa de l'article 33 du décret du 17 mars 1967, tout copropriétaire peut obtenir du syndic, en charge de l'administration de l'immeuble et de la conservation des archives du syndicat (I de l'article 18 de la loi du 10 juillet 1965), la délivrance de copies des procès-verbaux de l'assemblée générale et de leurs annexes, incluant donc la feuille de présence qui constitue une annexe du procès-verbal, conformément aux dispositions du sixième alinéa de l'article 17 du décret précité. La feuille de présence permet d'identifier les copropriétaires présents ou représentés (Cour d'appel de Versailles, 4ème chambre, 31 mars 2014, n° 12/05325), de reconstituer, si besoin, le sens du vote de certains copropriétaires (Civ. 3ème, 11 juillet 2019, n° 18-18615) et par conséquent, de contrôler les résultats du vote figurant au procès-verbal ainsi que le nombre de tantièmes représentant la majorité des voix du syndicat. La communication de ce document est donc indispensable pour le copropriétaire qui souhaite vérifier que l'assemblée générale s'est tenue régulièrement (Civ. 3ème, 23 novembre 2017, n° 16-20311 ; 30 septembre 2015, n° 14-19858) et exercer, le cas échéant, une action en contestation des décisions de l'assemblée générale, conformément aux dispositions du deuxième alinéa de l'article 42 de la loi du 10 juillet 1965. C'est pourquoi, la jurisprudence considère que l'absence de production de la feuille de présence en elle-même est de nature entraîner la nullité de l'assemblée générale (Civ. 3ème, 18 juin 2008, n° 07-14180). La délivrance d'une copie de la feuille de présence constitue donc un droit pour tout copropriétaire, le syndic ne pouvant se faire juge de la légitimité ou de l'utilité de la pièce dont la communication est sollicitée (Civ. 3ème, 18 décembre 2001, n° 00-14110 ; 28 février 2006, n° 05-12992). Aucune disposition du statut de la copropriété ne permet davantage de communiquer une copie tronquée de ce document ou d'en masquer une partie, le défaut de communication d'une feuille de présence conforme aux prescriptions légales équivalant à son absence (Civ. 3ème, 18 février 2014, n° 13-10307).  Le respect de la vie privée ne saurait donc justifier un refus de délivrance d'une copie de la feuille de présence (Cour d'appel de Rennes, 6 juin 2013, n° 11/07662), ni la communication d'une feuille de présence tronquée, toute clause contraire du règlement de copropriété devant être réputée non écrite (Cour d'appel de Paris, 21 mai 2014, n° 12/17364). En outre, au regard du Règlement Général sur la Protection des Données (règlement UE 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE), le traitement par le syndic des données personnelles figurant dans la feuille de présence, qui peut être tenue sous forme électronique en application du dernier alinéa de l'article 14 du décret du 17 mars 1967, est licite en ce qu'il est nécessaire au respect d'une obligation légale (article 6.1, c). De plus, l'accès à ces données étant limité aux seuls copropriétaires intéressés par les informations qu'il contient, lesquelles sont nécessaires à l'exercice de droits qui leur sont conférés par le statut de la copropriété, il en résulte que les données à caractère personnel accessibles sont adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées, conformément au principe de minimisation des données posé par le c) de l'article 5 du RGPD. Par ailleurs et conformément à l'article 15 de ce même texte, toute personne dispose d'un droit d'accès lui permettant de demander directement à un organisme d'accéder aux données à caractère personnel qui la concernent et d'en obtenir une copie. Enfin, il appartient au syndic, en sa qualité de responsable du traitement de s'assurer du respect de l'intégralité des principes mentionnés à l'article 5 du RGPD relatifs, notamment, à la limitation de la conservation des données, à leur exactitude ainsi qu'à la loyauté et à la transparence dans l'information des copropriétaires concernés et des droits dont ils disposent.